Өткеннің ізі – тарих үшін мол мұра. Сондықтанда осынау қазыналы дүниелерді көздің қарашығындай сақтау біздің басты міндетіміз.
Кешегіден ақпар беретін кеніш, өшпеуге тиіс тарихи мұралар – мұрағатта сақталады. Ал, оның сансыз қойнауына үңілер болсақ, талай беймәлім асыл қазыналарға қанығасың. Сол сырлы әлемді жинақтап, сақтап жүретін мұрағатшылар дерек көздерін қажетті деңгейде келер ұрпаққа табыстауды өздерінің негізгі борышы деп біледі. Осы ретте Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, мұрағат және құжаттама басқармасының Байзақ аудандық мемлекеттік мұрағатының директоры Еркебуланова Марзия Құлтайқызымен жолығып, жұмыстары жайлы сұрастырып білген болатынбыз. Сұхбатымызды оқырман назарына ұсынамыз.
- Марзия Құлтайқызы, ең алдымен «Мұрағат» сөзіне түсінік бере кетсеңіз?
- «Мұрағат» немесе «Архив» (латынша archіvum) – тарихи маңызы бар құжаттар сақталатын мемлекеттің арнаулы мекемесі. Мекемелердің ескі құжаттарын сақтайтын бөлімі немесе жеке тұлғаның өмірі мен қызметіне байланысты жинақталған жәдігерлер жиынтығы да архив делінеді. Мұрағат - тарихымыздың алтын қоймасы. Оның уақыт өткен сайын құндылығы  артып, тарих оқиғаларымен жеке тұлғалар  рөлін айқындауда ерекше басымдыққа ие болуы да сондықтан.
- Ауданымызда мұрағат мекемесі қай жылдан бастап жұмыс істеп келеді? Жиналған қор ауқымы қандай?
- 1998 жылғы 22 желтоқсанда қабылданған Қазақстан Республикасының  «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»  Заңының негізінде 1999 жылдың ақпан айында сол кездегі аудан әкімі Қ.Жабағиевтің №66 шешіміне сәйкес ауданымызда мемлекеттік  мұрағат ашылған. Қазіргі таңда біздің мұрағатта аудан мекемелері мен ұжымдарынан  сақтауға қабылданған 141 қор, 22716 құжат сақталуда.  Ұлтымыздың ұлы тұлғасы Мағжан Жұмабаевтың «Елдің елдігін сақтайтын- әдебиеті, тарихы, салт-дәстүрі» деген дана сөзіне сүйенер болсақ, бар асыл құндылықтарымызды жинақтап, келешек ұрпаққа жеткізу Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, мұрағат және құжаттама басқармасының Байзақ аудандық мемлекеттік мұрағатының  бірден-бір міндеті.
- Міндет демекші,  мекеменің негізгі қызметін айта кетсеңіз?
- Аудандық мұрағаттың негізгі міндеті – барлық меншік түрлеріндегі мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың қызметі барысында қарастырылатын, белгілінген заңнамамен ұлттық құндылық деп танылған ерекше тарихи, ғылыми, әлеуметтік және техникалық және басқа да арнайы құжаттамаларды, кино, фото, фоно, бейнеқұжаттар бойынша құжаттарды сақтау және пайдалану болып табылады. Сонымен қатар біздің мақсатымыз ауданымызға қатысты құжаттарды жинақтау (сатып алу), тұрақты сақтау, пайдалану және оларды есепке алуды қамтамасыз ету болып табылады.
- Мекемеде құжаттармен жұмыс қалай жүргізілуде?
- Кез келген мекеме мен ұйымдардың тиімді қызметі көбінесе құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруына байланысты болады. Күнделікті жұмыста түрлі мәселелер бойынша ресми құжаттар құрылады. Олар қаулылар, шешімдер, өкімдер, хаттамалар, хаттар, актілер және т.б.
Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік органдар, кәсіпорындар мен ұйымдар, барлық меншік нысандары және ұйымдастырушылық – құқықтық нысандағы Заңды және жеке тұлғалардың  ресми құжаттарды ресімдеуінің бірыңғай ережелерін белгілеу мақсатында ҚР-ның «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 18-бабына енгізілген өзгерістер мен толықтыруларға сәйкес 2011 жылғы 21 желтоқсанда ҚР Үкіметінің  «Мем-лекеттік  және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы» № 1570 қаулысы қабылданды.  Осы нормативтік-құқықтық актімен құжаттарды жүргізу, сақтау, сақталу үшін жауапкершілік, оларды мұрағатқа өткізу және басқа мәселелер анықталады және реттеледі.
-Соның ішінде аудандағы қай мекемелер мұрағатқа құжаттарын тапсырулары қажет?
-«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 13- бабына сәйкес, мекемелердегі ведомстволық мұрағаттардың мерзімі өткен соң мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға берілуі тиіс. Мемлекеттік емес мекемелер мұрағатпен келісім шартқа тұрғанда ғана сақтауға өткізе алады. Ал, бүгінгі күнге дейін ұлттық мұрағат қорын толықтыру мақсатында ауданның 62 мекемесімен қоян қолтық жұмыс жасаудамыз.
- Тұрғындар көбіне қандай өтініштермен алдарыңызға келіп жатады?
- Тұрғындардың басым бөлігі зейнетке шығуына байланысты еңбек өтілдерін растайтын, нотариалдық іс-әрекеттерге байланысты, аудандық және ауылдық әкімдердің жер беру туралы қаулылары мен өкімдерінің көшірмелерін және жеке тұлғалардың ауданда тіркелгендігі туралы деректермен орта мектепті тәмәмдағаны туралы анықтама алуға келіп жатады.
-Мұрағаттың артымызды бағамдай отырып, алға жылжуға, яғни еліміздің өсіп-өркендеуіне тигізер ықпалы зор екендігі белгілі. Бізге ең қызығы қазіргі таңда мекеме қорында сақталған ең көне құжатты айта аласыз ба?
-Иә, мұрағат құжаттарының тарихи дерек ретінде Қазақстанның әлеуметтік, экономикалық және саяси дамуына тигізер әсері мол. Өйткені өткен тарихи кезеңдерді зерттеп білу үшін мұрағат құжаттарына сүйенеміз. Мұрағат құжаттарын тиімді пайдалану арқылы Қазақстан тарихының «ақтаңдақ» беттерін ашуға мүмкіндік туады. Ал, ең көне құжатқа келер болсақ, аудандық мұрағатта бұрынғы колхоз-совхоздардың тіркеу кітаптары, ауылдық округтердің шешімдері, шаруашылық кітаптары сақталған. Соның ішінде бізде 1933 жылғы «Үшбұлақ жеміс жүзім» совхозының құжаттары да ең көне дерек ретінде тіркелінді.
- Естуімізше, бүгінде халық «Электрондық мұрағат» қызметін пайдалануда екен. 
- Қазіргі таңда ғаламдық ақпараттандыру, ақпараттық және коммуникациялық технологиялардың кеңінен таралуы қоғамдық ақпараттың рөлін күшейтуде. Бұл орайда, ақпараттық қордың негізгі бөлігін мұрағаттық құжаттар құрайтын болғандықтан, мемлекеттік мұрағаттар мекемелерінің қызметіне инновациялық жаңалық енгізу талаптары қойылуда. Ол талап жоғарыда айтылған мемлекеттік мұрағат мекемелерімен жеке, заңды тұлғаларға көрсетілетін «Мұрағаттық анықтама беру» мемлекеттік қызметін жаңа инновациялық сатыға көтеруге  қатысты болып отыр. Бұл мемлекеттік қызмет түрін осы электрондық жүйеде сапалы көрсетуде мемлекеттік сақтаудағы құжаттардың бірыңғай электрондық деректер базасының болуы сұраныстарды орындауда оң шешім табуға тікелей байланысы бар. Осы ретте, республикалық Ақпарат және мұрағат комитетінде 2013-2015 жылдарға арналған мұрағат ісін дамытудың іс-шаралар жоспарына сәйкес республика бойынша барлық мемлекеттік мұрағат мекемелерінде бірыңғай «Электрондық мұрағат» бағдарламалық стандартын қалыптастыру жұмыстарын енгізу мәселесі қойылып отыр. Сондықтанда қазіргі таңда мұрағаттық құжаттарды сандық-электронды түрге көшіру (оцифровка) жұмысы жүргізіліп жатқаны рас. Электронды-санды құжаттарды EPSON сканерімен жүзеге асырудамыз. Дәл бүгінгі күнге мұрағаттық істердің 2014 жылдың ІІ жарты жылдығындағы 37693 парағы электронды форматқа көшірілді.
-Сөз соңында болашақ жоспарларыңызбен бөлісе кетсеңіз?
-Жұмысымыз тарихы тереңіне бойлаған өлкеміздің өткенін ұрпаққа ұлы мұра ретінде қалдырумен тығыз байланысты болғандықтан бұл істе жаңа бір тың идеяларға сүйене отырып сапалы қызмет көрсетуді көздеп отырмыз. Атап айтқанда, болашақта, яғни 2014 жылдың екінші жарты жылында мұрағатта “Ауданның Құрметті азаматтары” атымен қор ашылмақшы. Сонымен қатар, ағымдағы жылы тың және тыңайған жерлерді игеруге 60 жыл толуына орай осынау науқанда еңбек еткен азаматтар туралы деректерді жинақтаудамыз. Осы санаттағы және Ауған соғысына қатысқан Отан қорғаушылар мен Семей полигоны, Чернобльде болғандардың құрметіне де арнайы қор ұйымдастыру ойда бар.
- Әңгімеңізге рахмет. Жұмыстарыңызға табыстар тілейміз.
Сұхбатты жүргізген А.Шотбасова,
“Ауыл жаңалығы”.